部活の会計で帳簿と現金が合わないときの原因の探し方【差額の金額から絞る】

集金や大会の支払いが一段落したところで現金を数えてみたら、帳簿の残高と合わない。1,000円足りない、あるいは数百円多い。

こうなると、まず疑いたくなくても頭をよぎるものがあります。ですが、合わない原因のほとんどは記録のもれです。この記事では、犯人を探すのではなく、どこから順番に見ればいいかを書きます。

ズレの原因は、たいてい記録のもれ

現金が合わなくなる場面は、だいたい決まっています。

• 手渡しで部費を受け取ったが、その場でメモを取らなかった
• 立て替えて支払ったのに、精算した記録だけが残っている(またはその逆)
• おつりを渡した分が記録に入っていない
• 前年度からのくりこし金額を、書き写すときに間違えた
• 同じ入金を2回記録してしまった

どれも、うっかりすれば誰でも起こします。特に多いのが1つ目です。体育館の隅で「はい、これ合宿費」と封筒を渡され、その場ではポケットに入れ、家に帰るころには何人から受け取ったか曖昧になっている。よくあることです。

大事なのは、ズレたこと自体を責めないことです。責めると、次からは合わせるのが怖くなって、突き合わせの回数が減ります。それがいちばん困ります。

差額の金額が、原因を教えてくれる

やみくもに全部を見直す前に、差額がいくらかを見てください。金額の形から、疑う場所をかなり絞れます。

最後の「9で割り切れる」は、覚えておくと役に立ちます。5,300円を3,500円と書き間違えたときの差は1,800円、1,200円を2,100円と書いたときの差は900円。桁を入れ替えて書き写すと、差額は必ず9の倍数になります。差額が18,000円や450円のようにきれいに9で割り切れるときは、金額そのものではなく書き写しの間違いを先に疑ってください。

もうひとつ。差額のちょうど半分が、帳簿の1件と同じ金額になっていることがあります。この場合は、入ってきたお金を出ていったほうに書いた(またはその逆)可能性が高いです。3,000円の入金を支出として書くと、帳簿は6,000円ずれます。

上から順に探す

差額から当たりがつかないときは、次の順番で見ていきます。上から順にやってください。 下から手をつけると、範囲が広すぎて途中で力尽きます。

1. もう一度、ゆっくり数える

拍子抜けするようですが、ここでの発見がいちばん多いです。

焦って数えると、500円玉と100円玉、5,000円札と1,000円札を取り違えます。硬貨と紙幣を種類ごとに分け、枚数を紙に書いてから合計してください。2回続けて同じ金額が出るまでは、現金側の数字は確定していないと考えます。

2. 前回ぴったり合った日まで戻る

次に、探す期間を短くします。

前に現金と帳簿が合っていた日を思い出してください。その日から今日までの記録だけを見ればよく、それより前は見なくて済みます。月に1回でも突き合わせていれば、探す範囲は1か月分です。

一度も合わせたことがない場合は、合宿や大会など大きな行事を区切りにしてください。「合宿の前までは合っていたはず」という感覚でも、範囲はぐっと狭くなります。

3. 集金の受け取り記録と名簿を突き合わせる

集金があった期間なら、ここが本命です。

集めるはずだった金額(人数×1人分の金額)と、実際に受け取った記録の合計を比べます。差がある場合、受け取ったのに記録していない人がいるか、まだ払っていない人がいるかのどちらかです。

このとき、まだ払っていない人と、受け取ったのに記録し忘れた人を、はっきり分けてください。 ここを混ぜたまま催促を出すと、すでに払った人に督促が届きます。

4. 立て替えと精算がペアになっているか見る

会計係が自分のお金で立て替えるとき、記録は2回発生します。立て替えて支払ったときと、部費から精算したときです。

片方しか書いていないと、そのまま差額になります。「レシートはあるのに現金が減っていない」「現金は減っているのにレシートがない」という状態が見つかったら、そこが原因です。

それでも合わないときは、無理に合わせない

ここがこの記事でいちばん伝えたいことです。

探しても見つからないと、差額を「雑費」や「その他」として記録し、帳簿の上だけ合わせたくなります。これはやらないでください。

理由は3つあります。

ひとつ、あとから原因が分かったときに、どこを直せばいいか追えなくなります。埋めた瞬間に、その差額は行方不明になります。

ふたつ、会計係は1年で交代します。埋めた差額は「合っている帳簿」として次の人に渡ります。次の人がまたズレを見つけたとき、どこまでが自分のミスなのか分からなくなります。

みっつ、「差額があったが、原因は分からなかった」と正直に書いてある帳簿は、疑われるどころか信用されます。 監査でも総会でも同じです。合わせようとした形跡が残っているほうが、不自然にぴったり合っている帳簿より、はるかに納得されます。

なお、見つからなかった差額をその後どう扱うかは、団体の規約や慣習によって違います。前年度の会計係や監査の方に、ご確認ください。

分からない差額の書き残し方

原因が特定できなかったときは、探した過程を1枚に残して、帳簿と一緒に保管します。

これが残っていれば、引き継ぎのときも監査のときも、そのまま説明できます。逆にこれが無いと、半年後の自分ですら「なぜここで数字が変わっているのか」を説明できなくなります。

次からズレを小さくするには

差額を探す作業がつらいのは、探す範囲が広いからです。半年ぶんを見直すのは大仕事ですが、1週間ぶんならすぐ終わります。

• 月に1回、または行事ごとに現金を数えて、帳簿と突き合わせる
• 受け取ったその場で記録する(あとでまとめて、はいちばん危ない)
• 現金と口座を分けて数える。ひとつの残高にまとめていると、どちらでズレたか分からない
• 立て替えたら、レシートと精算をセットで残す

特に効くのは2つ目です。受け取った瞬間に名簿へチェックを付けられる形にしておけば、記録もれはほとんど起きません。集金の連絡にも同じことが言えて、記録がはっきりしていれば、未納の方への案内もためらわずに出せます(部費の未納にどう対応するか)。

そして、突き合わせを「年に一度の大仕事」ではなく「月に一度の数分」にしてしまえば、そもそも今日のような夜は来なくなります。