部費の立て替え精算でもめないために決めておくこと【お願い用紙の文例つき】

大会が終わった週明け、監督から「これ、まとめて払っといたから」とレシートの束を渡される。日付はバラバラで、何のためのものか分からないものも混ざっています。合計は2万円。

その場では「ありがとうございます、確認しますね」と受け取るしかありません。でも家に帰って並べてみると、手が止まります。どこまで部費から出していいのか。1枚には、どう見ても家族の昼食らしきものが並んでいます。

この記事は、精算のやり方の説明ではありません。どこに線を引くか、そしてその線を誰が引くかの話です。

立て替えが揉めるのは、時間が経ってから

立て替えそのものは悪いことではありません。現金を持ち歩けない場面はいくらでもありますし、誰かが先に払うのは自然なことです。

問題が起きるのは、立て替えてから精算までに時間が空いたときです。

• いつの分なのか分からなくなる
• 何のために買ったのか思い出せない
• 私用が混ざっているかどうか、誰にも判断できない
• 立て替えた本人ですら覚えていない

3週間前のコンビニのレシートを見て「これは大会用のゴミ袋です」と即答できる人は、まずいません。揉めるのは、人が悪いからではなく、時間が経ったからです。

ですから対策は「疑うこと」でも「厳しく確認すること」でもありません。時間を空けない形を作ることです。

精算のときに書いてもらう5つ

立て替えた人に、次の5つを書いてもらいます。

• 立て替えた日
• 金額
• 何のために使ったか
• 立て替えた人の名前
• レシートや領収書があるか

紙でもメッセージでも構いません。大事なのは、受け取る形を毎回同じにすることです。形が決まっていれば、その都度たずねる気まずさがなくなります。

この用紙は、会計係が自分で立て替えたときにも同じように書いてください。 自分の分だけ省くと、あとで見返したときに自分の立て替えだけ根拠が薄くなります。人に頼むことを自分もやっている、というだけで、お願いはずいぶん通りやすくなります。

レシートに私用が混ざっていたら

いちばん困る場面です。

まず前提として、ほとんどは悪意ではありません。買い出しのついでに家族の分も買っただけ、というのが実情です。レジを分けるという発想がなかっただけ、ということが多い。

やってはいけないのは、その場で全部認めるか、全部断るかの二択にしてしまうことです。

全部認めれば前例になり、次から線が引けなくなります。全部断れば、好意で動いてくれた人を責めることになります。どちらも、あとに残るものが良くありません。

分けてください。 レシートの中から、部の活動に使った品だけを精算します。

「分ける」と最初から決めておけば、これは断っているのではなく、事務の手続きをしていることになります。この違いは、言われた側にも伝わります。

品目が読み取れず合計しか分からないレシートは、その場では分けようがありません。その場合は、次から会計を分けてもらうようお願いしたうえで、今回どう扱うかは次に書くルールに沿って決めます。

精算するかどうかを、その場の空気で決めない

ここがこの記事でいちばん伝えたいことです。

線を引く判断を、会計係が一人で背負ってはいけません。

断れば角が立ちます。相手は保護者仲間か、監督やコーチです。来年も顔を合わせます。かといって認めれば前例になり、次に似たことが起きたときに断る理由がなくなります。どちらを選んでも、困るのは次の会計係です。

ですから、揉める前に決めておきます。決めておくのは、たとえば次のようなことです。

• いくら以上は事前に相談が必要か
• 精算はいつまでに出してもらうか
• レシートや領収書がないときはどう扱うか
• 誰が承認するか(会計係一人で決めない形にする)

これが紙になっていれば、会計係は判断する人ではなく、決まったことを伝える人になれます。「私が決めたのではなく、そう決まっています」と言えるかどうかで、負担がまるで違います。

会計係を守るのは、人柄でも交渉力でもなく、先に決めておいたルールです。

なお、金額の線や承認の方法は団体によって事情が違います。中身は役員会や総会で決めるものですので、すでにある規約や前年度の取り決めをご確認ください。

立て替えは早く終わらせる

立て替えているあいだ、その人は団体にお金を貸している状態です。

数百円なら気にしないかもしれません。ですが遠征費をまとめて払えば数万円になります。それが2か月戻ってこなければ、口には出さなくても不満は残ります。

さらに、立て替えたまま年度をまたぐと厄介です。前年度の支出なのか今年度なのかが分からなくなり、決算の作業が一気に面倒になります。

• 精算の締め切りを決める(大会ごと、月末など)
• 年度末をまたがせない
• そもそも立て替えなくて済む形を検討する

最後のひとつは案外効きます。買い出しが決まっているなら、先にお金を渡しておく。毎月の支払いなら、団体の口座から直接払う。立て替えが減れば、精算の手間も気まずさもまとめて減ります。

ただし、先に現金を渡す形にすると、今度は渡した現金の管理が発生します。誰にいくら渡して、いくら残っているかを追う手間は残ります。どちらが楽かは団体の事情によります。

記録は2件で1セット

最後に、記録の形について。

立て替えの記録は、必ず2件になります。

1. 立て替えた人が支払った(部としての支出)
2. その人にお金を返した(現金や口座からの出金)

片方だけ書くと、帳簿と実際のお金が合わなくなります。よくあるのは、レシートを見て支出だけ書き、返したことを書き忘れる形です(帳簿と現金が合わないときの原因の探し方)。

もうひとつ大事なのは、まだ精算していない立て替えが、いま誰にいくら残っているかが分かることです。ここが見えないと、締め切りの声かけができません。頭の中で覚えておける量ではないので、一覧で見える形にしておいてください。

そして、その一覧が空の状態で年度末を迎えられれば、決算の作業はずいぶん楽になります。