部活の収支決算報告書の書き方【総会に出す1枚に載せる項目】

来月の総会で配る会計報告を作るように言われた。前任者から引き継いだファイルには、去年の紙が1枚だけ入っています。手書きの表で、費目の立て方も合計の出し方も、これでいいのかどうか分かりません。

「収支決算報告書 書き方」で検索すると、企業や自治会向けの立派な様式ばかりが出てきます。部活の規模には大げさすぎるし、そもそも自分たちに当てはまるのかも分かりません。

必要なのは立派な様式ではなく、A4の紙1枚に何を書くかです。この記事はそこだけを書きます。

決まった様式はない。だから「載せる項目」から考える

先に安心してください。部活やスポーツ少年団の会計報告に、全国共通の決まった書式はありません。

団体ごとに、あるいは学校や連盟ごとに慣習があるだけです。ですから様式を探して回るより、載せる項目を押さえるほうが早いです。項目さえ入っていれば、体裁は前年度の紙に合わせておけば十分です。

なお、団体によっては様式が指定されていることがあります。まず規約や前年度の資料を確認して、指定があるならそれに従ってください。

報告書に載せる6つ

いちばん大事なのはいちばん下の行です。次年度へのくりこしと、実際に手元にあるお金(現金と口座の合計)が一致していること。ここが合っていれば、報告書としては成立しています。

収入について1つ補足します。未納が残ったまま年度末を迎えた場合、収入には実際に入った額を書きます。集めるはずだった額ではありません。未納があること自体は隠さず、総会で説明できるようにしておいてください(部費の未納にどう対応するか)。

1枚の形

言葉で説明するより、並べたほうが早いと思います。

前年度からのくりこしを収入の1行目に入れる形にしています。収入とは別に上へ出す書き方もあり、どちらでも構いません。見えていることと、いちばん下のくりこしにつながっていることが大事です。

作る順番

1. 期間を決める

団体の年度がいつからいつまでかを確認します。4月から3月が多いですが、規約で違う期間が決まっていることもあります。

2. 出納帳を費目ごとにまとめる

1年分の記録を、費目ごとに合計します。ここが決算作業の本体で、時間のほとんどはここに使います。

3. 両端のくりこしで、つじつまを確認する

次の式が成り立つかを確かめます。

前年度からのくりこし + 収入 − 支出 = 次年度へのくりこし = 実際の残高

ここが合わないまま先へ進まないでください。原因の探し方は別の記事にまとめてあります(帳簿と現金が合わないときの原因の探し方)。

4. 監査を受ける

多くの団体では、総会の前に監査の確認を受けます。誰がいつ何を見るかは団体によって違うので、規約や前年度の進め方をご確認ください。

費目は細かくしすぎない

ここがこの記事でいちばん伝えたいことです。

真面目な会計係ほど、明細を細かく載せようとします。誠実さのつもりですが、50行の明細を配られて、最後まで読む保護者はいません。

読まれない報告書は、透明性がないのと実質同じです。「よく分からないけど、たぶん大丈夫なんだろう」で終わってしまい、それは説明したことになりません。

目安は、収入3〜5行、支出6〜10行です。A4の1枚に収まり、ひと目で全体が見える量になります。

ただし、まとめすぎもいけません。「その他 80,000円」と書けば、総会で必ず質問が出ます。行数は減っても、説明の手間は増えます。

線の引き方はこう考えてください。

• 金額が大きいものは独立させる(合宿費、用具など)
• 質問が出そうなものは独立させる(記念品、卒部式、懇親会など)
• 少額で何度も出るものはまとめてよい(コピー代、振込手数料など)

「その他」や「雑費」は、支出合計の5%くらいまでが目安です。それを超えるようなら、中身を分けたほうが説明が楽になります。

総会で必ず聞かれること

出す前に、答えを用意しておくと安心です。

• 「その他の中身は何ですか」 … 明細を手元に持っていく。報告書には載せなくてよい
• 「くりこしが去年と大きく違うのはなぜですか」 … 理由を1行で言えるようにしておく(大きな備品を買った、合宿が中止になった、など)
• 「今いくら残っていますか」 … 報告書の期間の終わりと、総会当日では残高が違います。総会は4月や5月に開かれるため、その間の入出金があるからです。差の理由を言えるようにしておく

そして、分からないことをその場で推測で答えないでください。「確認してご連絡します」で構いません。 曖昧な答えを言ってしまうと、あとで訂正するほうが大ごとになります。

出す前のチェックリスト

• 期間・団体名・作成者名が入っているか
• 前年度からのくりこしが入っているか
• 収入合計 − 支出合計 = 次年度へのくりこし になっているか
• 次年度へのくりこしと、実際の残高(現金+口座)が一致しているか
• 「その他」「雑費」が大きくなりすぎていないか
• 未納がある場合、予定額ではなく実際に入った額を書いたか
• 監査の進め方を確認したか
• 保護者が読んで、何にいくら使ったかが分かるか

来年の自分を楽にするには

決算が大変になるのは、3月に何かが起きるからではありません。1年かけて記録が散らかるからです。

• 年度はじめに費目を決めておく。そのまま報告書の行になります
• 月に1回、残高を合わせておく。3月にまとめて探すのがいちばんつらい
• 領収書とメモは月ごとにまとめておく

いちばん効くのは1つ目です。記録するときに費目が付いていれば、決算の作業は集計するだけになります。逆に、費目のないメモが1年分たまっていると、3月にそれを分類するところから始めることになります。

その状態で年度末を迎えられれば、報告書づくりは1日で終わります。