部活の会計係の引き継ぎで渡すもの【4つに分けて考える】

自分が引き継いだときのことを思い出してください。茶封筒に通帳と印鑑が入ったものを渡されて、「あとはよろしくお願いします」。それで終わりだった、という人は少なくないはずです。

そのあと1年、何度も前任者に連絡することになりました。合宿費はいつ集めるのか。この引き落としは何なのか。印鑑はどこで使うのか。

次の人には同じ思いをさせたくない。ただ、1年やって当たり前になったことほど、渡すリストから抜け落ちます。 この記事では、何を渡せば足りるのかを整理します。

引き継ぎがうまくいかない理由

渡し忘れるものには、はっきりした偏りがあります。形のあるものは渡り、形のないものが渡らない。

通帳や印鑑は目に見えるので忘れません。抜けるのは「いつ何が起きるか」「なぜこうしているか」のほうです。

• 通帳は渡したが、毎月の引き落としが何なのかは伝えていない
• 帳簿は渡したが、費目をどんな基準で分けているかは伝えていない
• 名簿は渡したが、困ったとき誰に相談すればいいかは伝えていない

しかも、これらは口で説明したつもりになりがちです。3月に1時間かけて話しても、次の人が実際に困るのは7月です。そのころには、話した側も聞いた側も覚えていません。

口で伝えたことは残りません。紙かデータで渡してください。

渡すものを4つに分ける

抜けを防ぐには、種類で分けるのがいちばん確実です。

上の3つは、探せば見つかります。問題は4つ目です。 これだけは誰の机の上にもなく、前任者の頭の中にしかありません。

抜けやすいのは「1年の流れ」

4つ目を形にする方法はひとつです。1年に何が起きるかを、月ごとに1枚書く。

完璧に書く必要はありません。去年の自分が知りたかったことだけで十分です。

ただし、金額と期日は必ず入れてください。 「合宿費を集める」とだけ書いても、次の人はいくらといつを前任者に聞くことになります。

ここに書ききれない細かい判断(なぜこの費目に入れているか、なぜこの店で買っているか)は、帳簿のメモ欄に少しずつ残しておくと、次の人が自力で読み解けます。

引き継ぎの日に、二人で残高を数える

ここがこの記事でいちばん伝えたいことです。

引き継ぎの日、前任者と後任者が同席して、現金と通帳を一緒に確認してください。 そして、その金額を紙に書いて、二人とも署名します。

かかる時間は5分ほどです。ですが、これをやるかどうかで、あとが決定的に変わります。

数えずに引き継ぐと、何が起きるか。7月になって帳簿と現金が合わないことに気づいたとき、それが前任者の代のズレなのか、自分が引き継いでからのズレなのか、誰にも分からなくなります。

新しい会計係は、前任者を疑いたくないので黙って自分で埋めようとします。前任者は、自分の代のことを言われている気がして身構えます。どちらも悪くないのに、気まずさだけが残ります。

紙が1枚あれば、これは起きません。「4月10日の時点で61,900円だった」という事実が確定していれば、あとはそこから先を探すだけです(帳簿と現金が合わないときの原因の探し方)。

この1枚は、次の人のためではなく、あなた自身を守るためのものです。

引き継ぎチェックリスト

渡す側が、当日までに確認するリストです。

お金

• 現金を二人で数えたか
• 通帳の残高を二人で確認したか
• 確認した金額を紙に書き、二人が署名したか
• 通帳・印鑑・キャッシュカードを渡したか(保管場所も伝える)

記録

• 今年度の帳簿を渡したか
• 領収書を月ごとにまとめて渡したか
• 決算報告書と監査の記録を渡したか
• 前年度の分も一緒に渡したか

名簿と連絡先

• 部員名簿を渡したか
• 役員・監督・監査担当の連絡先を渡したか
• 未納が残っている場合、その状況を伝えたか

段取り

• 1年の流れを書いて渡したか
• 毎月の支払い(引き落とし・振込)を伝えたか
• 進行中のことを伝えたか

最後の「進行中のこと」を忘れないでください。引き継ぎの日に途中になっているものが、いちばん引き継がれません。 立て替えたまま精算していない人がいるなら、必ず伝えてください(部費の立て替え精算でもめないために決めておくこと)。

受け取る側になったら

4月に受け取る側になった方へ。

もらえていないものがあれば、遠慮なく聞いてください。前任者は隠しているのではなく、自分にとって当たり前になりすぎて、渡すものだと気づいていないだけです。

特に4つ目(段取り)は、こちらから聞かないと出てきません。次のように聞くと答えやすくなります。

• 「1年のうち、いちばん忙しいのはいつですか」
• 「毎月、決まって出ていくお金はありますか」
• 「困ったときは誰に相談していましたか」
• 「いま進行中のことはありますか」

そして、残高を一緒に数えることは、受け取る側から言い出しても構いません。 「念のため、一緒に確認させてください」で十分です。相手を疑う話ではなく、お互いを守る話だと伝われば、断られることはまずありません。

引き継ぎ資料は、3月に作らない

最後に、いちばん効く話をします。

3月は、1年でもっとも忙しい時期です。決算をまとめ、監査を受け、総会の資料を作る。そこへ引き継ぎ資料の作成を足すのは、正直に言って無理があります。

ですから、引き継ぎ資料は1年かけて育てるものだと考えてください。

• 4月に「1年の流れ」の紙を作り、その年に起きたことを書き足していく
• 毎月、残高を合わせておく。3月にまとめて探すのがいちばんつらい
• 費目を決めて記録しておけば、決算にも引き継ぎにもそのまま使える

これができていれば、3月にやることは残高の確認と、紙を1枚印刷することだけになります。

引き継ぎそのものも、一度に全部を渡すのではなく、段階を分けられる形にしておくと安全です。次の人を招いてから権限を渡し、最後に自分の権限を下げる。この順番なら、どちらも何も見られない時間が生まれません。

そして、引き継いだあとも前の会計係が過去の帳簿を見られる状態にしておいてください。これは前任者のためというより、次の人のためです。7月に「この引き落としは何ですか」と聞かれたとき、前任者が自分で確認して答えられます。記憶に頼った引き継ぎから抜け出せるのは、この形になったときです。